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ミーティングで使えるちょっとした話法いろいろ

  • 「今日何を決めますか?」
  • 特に外部の人とミーティングする場合、ミーティングの作法が違うことが往々にしてあります。そうした場合、お互いの出方を伺いつつやるので時間の無駄になりがち。

    そうしたときはこの質問を最初にしましょう。成果にフォーカスさせることにより、メンバーがちょっとだけ真剣になりますよ。

  • 「今日は何時までですか?」
  • 終わりの時間が決まっていないとだらだらミーティングが終わります。最初に決めておいて、ホワイトボードに書いておきましょう。当たり前だけど往々にして決まっていないことが多い。もしくは参加者間で意識の違いがある場合が多いです。

  • 「他にアジェンダありますか?」
  • アジェンダはミーティングの最初に全員に確認しましょう。「今日、あのこと決まるのかなぁ・・・」は大きなストレスになります。

  • 「何分いります?」
  • しゃべりすぎる人には事前にこう聞くようにしましょう。こう聞いておけば「○分経ちましたよ」と話を中断しやすくなります。

  • 「じゃ、○○が解決したとして・・・」
  • なにか問題があって議論が前に進まないときは(よくある)、とりあえずそれが解決したと仮定して話を進めましょう。往々にして最初の問題が問題じゃなくなることがあります。

  • 「質問ですか?コメントですか?リクエストですか?」
  • だらだらとしゃべる人に向けて。本人もわかっていない場合が多い。

  • 「あまり時間はないですが、今何を決めますか?」
  • 議題のわりに時間がない、というシーンはよくあります。司会は時間を見ながら「今決められないことについて、今どうするか?」を常にウォッチしていなくてはなりません。

  • 「いつまでにやりますか?」
  • 期限の決まっていないタスクのなんと多いことか・・・(と思いません?)。

  • 「どうフォローアップしましょうか?」
  • 重要なタスクに関してはフォローアップする方法を決めておきましょう。誰か他の人に頼むといいですね。

  • 「他にもやることありますよね?」
  • 見積もりが甘い人は仕事を引き受けがち。そういう人はウォッチしておいて、「他にも仕事あるんだから、今うけない方がよくない?」とやんわりと警告しましょう。

  • 「じゃ、To Doをまとめますか」
  • ミーティングの成果はそこで決められたTo Doで決まります。最後に「誰が」「いつまでに」「具体的に何をするか(何がどうなったらそのタスクが終わりなのか)」を確認して終わりましょう。

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